בניהול פרויקטים מזדמנים, חשוב להבטיח יעילות רבה 

עקב אכילס של ארגונים או עסקים אשר מנוהלים ביעילות רבה, מתבטא בשעה בה מגיע פרויקט חדש או מכרז חדש למערכת. בין אם הוא זמני לקבוע, לרוב קיים קושי בהתנהלות מולו. כיום, ניתן להתגבר על קושי זה באמצעות תוכנה חכמה ואינטואיטיבית להתייעלות ועזרה בניהול.

עסקים רבים, עובדים ביעילות ובזרימה של ניהול משימות שוטף בכל הנוגע לתהליכים שונים אשר מתקיימים בעסק. לדוגמא, תהליך של רכש, אשר מצריך אישורים וסדר מסוים, שנבנו על ידי אדם שהקדיש זמן ומחשבה לנושא על מנת למנוע שיבושים.

אבל מה קורה עם ניהול פרויקטים מזדמנים? או כשהארגון נדרש להוציא מכרז גדול הדורש ממנו היערכות קצת אחרת? המציאות מראה שפרויקטים מהסוג הזה לא מקבלים את תשומת הלב הראויה ושאלות מהותיות כמו: כמה זמן, כסף, משאבים וכוח אדם דרושים לי לניהול פרויקטים? נענים בצורה חלקית מאוד.

על מנת לעמוד בתנאי המכרז או הפרויקט, ולהבטיח ניהול משימות טוב ויעיל, ובדרך להבטיח שימוש חכם במשאבי אנוש, מומלץ להשתמש בתוכנה לניהול פרויקטים אשר לוקחת את כל המשתנים בחשבון, ובצורה אינטואיטיבית.

הכירו את תוכנת המדף לניהול פרויקטים מזדמנים

ב-ניהול משימות שונות ומזדמנות, יש לשים לב שכל משימה שונה מהמשימה מהאחרת ואופן הטיפול בה יכול להיות שונה עד מאד.

תוכנת מדף לניהול מידע בעסק, יכולה אולי להתאים לתהליכים מובנים בחברה, אבל היא אינה עונה על הצורך שבטיפול במשימות מזדמנות. עסקים גדולים מאוד פותרים את הסוגיה הזו באמצעות תוכנת-על בשם "פרוג'קט", אך זו האחרונה אינה עונה על צרכיהם של אלפי עסקים וארגונים קטנים יותר שאין באפשרותם לרכוש את התוכנה ו/או להקצות אדם שכל תפקידו הוא לדאוג שאנשים ידעו לעבוד אתה.

הפתרון לניהול משימות נכון, נמצא בתוכנה העוזרת לנהל אותן באופן אישי. התוכנה מסוגלת לענות על כל צורכי הארגון בכל הרבדים והסטאטוסים הקיימים בארגון. אז האם תוכנה כזאת היא מציאותית? מסתבר שכן!

תוכנה מעולה ל-ניהול מידע

תכנון ובקרה, הם שני ההיבטים הראשונים שתוכנה טובה לניהול מידע צריכה להתייחס אליהם.

ברמת התכנון, ניהול משימות באמצעות תוכנה התפורה על פי מידה מאפשרת למשתמש להגדיר את שלבי הפרויקט ואת תהליך העבודה, להגדיר את המשימות והמטלות של כל אחד מחברי הצוות, לקשר בין המשימות השונות ולתלות אותן זו בזו ואף לציין את האדם שאחראי לאותה המשימה.

בנושא השליטה בפרויקט, תוכנה טובה במיוחד לניהול הפרויקט, תדע לתכנן כל שלב בקידום המשימה, ואף להזיז מטלות קדימה ולציין היכן הבעיות שצצות.

מעבר לאיכויות של סדר וארגון שמביאה התוכנה לניהול פרויקטים לעסק, הניסיון מראה שהיא גורמת לכל אנשי הצוות המעורבים בפרויקט לדריכות שאינה שכיחה בקרב ארגונים בדרך כלל. כשכל גורם מנהלתי יודע מי דחה את זמן ההגשה, אצל מי הפרויקט מתעכב וכדומה. מעקב זה גורם לצוות להיות ערני מתמיד.

ניהול מידע – מה יש לדעת?

מאפיין בולט נוסף של תוכנה לניהול פרויקטים, הוא היכולת לספק מידע זמין לגורמים המעורבים, בהתאם ל"רזולוציה" הנדרשת. כך, לדוגמה, עובד זוטר יכנס למערכת בתחילת היום ויראה אלו מטלות ממתינות לו במערכת. מנהל הביניים יראה את קצב ההתקדמות של העובדים שלו, בעוד המנכ"ל או מנהל הפרויקט יוכל לראות את התמונה הכוללת, עם אפשרות להתמקד על נקודה מסוימת ולבחון אותה לעומק.

תוכנה טובה לניהול פרויקטים היא נכס צאן ברזל לארגון. תוכנות העומדות בדרישות שציינו בכתבתה אינן נפוצות. מי שעיין בשורות אלה כבר יודע מה יש לחפש בתוכנה מסוג זה.